Accompagnement à la mise en place d'un intranet en établissement

Dernière mise à jour le 3 juin 2021

Tirez profit au sein de votre établissement de la plate-forme numérique mise à disposition par le canton (Sharepoint et Teams) et formez vos collaboratrices et collaborateurs afin de faciliter la communication, la collaboration et de permettre l'enseignement à distance.

L’infrastructure mise à disposition par le canton basée sur Office 365 (Sharepoint/Teams) permet aux directions de mettre en place une communication électronique avec leurs enseignant·e·s et de basculer une partie importante de la communication «traditionnelle» des casiers vers une plateforme sécurisée en ligne. Ces nouvelles modalités permettent un gain en efficacité pour l’ensemble de la communauté scolaire, avec des informations à disposition de toutes et tous de manière centralisée et pérenne, tout en permettant d’économiser des impressions et d’œuvrer pour le développement durable. Pour autant, la mise en place, la gestion et la formation à ces nouveaux outils nécessite un travail important pour lequel la HEP Vaud se propose de vous accompagner.
Nous vous proposons un dispositif d'accompagnement s'appuyant sur un référentiel de réussite, issu de la recherche et reposant sur l'expérience accumulée auprès de dizaines d'établissements, afin d'assurer une mise en place efficace et une exploitation pérenne d'un intranet dans votre établissement. Ce dispositif se décline en diverses actions de formations, avec des éléments à choix en fonction de la réalité de votre établissement, et permet ainsi de former l’ensemble de votre personnel.

Objectifs de cet accompagnement

• Accompagner les directions et les acteur-trice-s concerné-e-s aux enjeux d’une réforme numérique de la communication et son impact sur le travail
• Accompagner la mise en place d’un intranet avec les différents interlocuteur-trice-s
• Organiser la formation du personnel de l’établissement, tant enseignant qu’administratif.

Modalités d’organisation
Le dispositif complet se décline en un accompagnement pour la Direction et l’équipe de projet, la formation des personnes-ressources, et une introduction à l’ensemble des enseignant-e-s de votre établissement.
La formation a lieu dans vos murs. Les modalités peuvent varier en fonction de vos besoins et de la situation sanitaire.

Présentation du dispositif

Accompagnement de l’équipe chargée du projet

Le dispositif prévoit, dans un premier temps, un accompagnement de la Direction et des actrices/eurs concerné-e-s par la mise en place du projet. Celui-ci comprendra environ 16 heures et se déclinera sous la forme :

• des rencontres à distance et de travail en présentiel : planification, répartition des responsabilités, organisation de la supervision, stabilisation du protocole de communication et de la charge de rédaction.
• de l’autoformation : formation de base Sharepoint et Teams, enjeux d'une réforme numérique de la communication et du travail
• un  debrifing de la première journée pédagogique
• une rencontre bilan : analyse des mesures qualité, détermination des mesures de régulation.

Cette première phase vous permettra de :

• appréhender les enjeux d'une réforme numérique de la communication et du travail
• opérationnaliser les conditions favorisant l'intégration pérenne d'un intranet dans la pratique quotidienne des collaboratrices et collaborateurs
• organiser la mise en place d'un intranet et la formation du personnel (planification, répartition des responsabilités, supervision, évaluation  régulation)
• établir un protocole de communication clarifiant les flux d'informations (descendants, montants  transversaux) et favorisant la collaboration
• définir une charte de rédaction optimisant l'impact de la communication descendante

Formation du personnel de l’établissement

Trois formations différentes sont prévues :

1. La formation des responsables locaux : les personnes-ressources, les responsables intranet.
2. Le personnel enseignant
3. Les collaboratrices/eurs administratifs

1. Responsables locaux

Cette formation est prévue sur une journée, et sera centralisée et offerte à tous les responsables locaux des établissements accompagnés durant le semestre. L’objectif est d’intégrer dans ses pratiques professionnelles la nouvelle plate-forme numérique.

• Formation des responsables intranet: structures, gestion des droits, configuration de la plateforme Sharepoint, etc.
• Formation des personnes-ressources : préparation des ateliers prérequis (connaissances numériques de bases), des journées pédagogiques et des mesures de suivi (retour d'expérience, forum d'entraide, permanence).

2. Personnel enseignant

La formation, sous forme d'une journée pédagogique, permettra à chaque enseignant-e de développer les compétences numériques nécessaires au télétravail et à l'enseignement à distance. Ell est prévue sur deux demi-journée, et pourrait être organisée par catégorie d'enseignant-e-s (primaire/secondaire), idéalement réparties sur deux semaines.
Les personnes-ressources pourront également être accompagnés par des formatrices-eurs HEP s'ils souhaitent organiser pour le personnes enseignant un bilan de compétences et/ou la mise sur pied d'ateliers de mise à niveau afin d'atteindre les prérequis nécessaires à la formation, ainsi qu'une séance de retour d'expérience.

3. Collaboratrices et collaborateurs administratifs

Une formation des rédactrices et rédacteurs intranet, qui alimentent la plateforme en publiant les news, partageant les fichiers, mettant les événements dans l’agenda, sera organisée par le CEP. Cette formation, d'une journée, abordera la question de l'opérationnalisation de la charte de rédaction, aspects légaux, etc.

Suivi qualité

Au terme du dispositif, nous assurons également un suivi qualité au travers d'une analyse qui permette de mesurer la manière dont les enseignant·e·s utilisent ou non l’intranet mis en place, et ceci à l'aide de différents outils: questionnaire diagnostique, questionnaire bilan, détermination de tailles d'effet, relevé et analyse de données objectives d'exploitation, etc.

Modalités d'inscription

5 établissements peuvent être suivis par semestre. Les premiers accompagnements débuteront au semestre de printemps 2022.
Les inscriptions se font sur dossier de candidature, permettant de déterminer les établissements prioritaires.